Barreras para la comunicación efectiva
Un gerente tiene como responsabilidad desarrollar comunicaciones efectivas. ¿Por qué se rompe la comunicación? La respuesta es relativamente fácil. Se identifica a los elementos de la comunicación como el comunicador, la codificación, el mensaje, etc. Si existe un ruido en estos elementos en cualquier forma, no curre la claridad completa y compresión del mensaje.
Marco de referencia
Los diferentes individuos pueden interpretar la misma comunicación en forma diferente, dependiendo de los procesos de decodificación. Los especialistas de comunicación están de acuerdo en que este es el factor más importante que rompe lo común en las comunicaciones. Cuando los procesos de codificación y decodificación no son parecidos, la comunicación se puede quebrar.
La distorsión ocurre frecuentemente cuando los marcos de referencia de los participantes difieren. Las personas en varias funciones organizacionales pueden interpretar también la misma situación de forma diferente.
La resolución de problemas gerenciales efectivos depende de que el gerente adopte el correcto marco de referencia para guiar en la búsqueda de soluciones.
Escucha selectiva
El individuo tiende a bloquear la nueva información, especialmente su existe conflicto con las creencias existentes. Las cosas q presentan conflicto con nociones preconcebidas son ignoradas o distorsionadas para confirmar esas preconcepciones.
La comunicación no puede lograr sus efectos deseados ya que se encuentran en conflicto con la realidad percibida de los receptores. Así, los empleados operativos pueden ignorar o gozar con tal información a la luz de los grandes sueldos, viáticos y las cuentas de gastos de algunos ejecutivos.
Juicios de valor
En cada situación comunicacional el receptor emite juicios de valor. Estos básicamente involucran el asignar un valor general al mensaje previamente a recibir la comunicación completa. Los juicios de valor pueden basarse en la evaluación de comunicador, las experiencias previas con el comunicador, o en el significado anticipado del mensaje .
Un grupo de trabajo cohesivo puede formar juicios de valores negativos relacionados con todas las acciones de la gerencia
Credibilidad de la fuente
La credibilidad de la fuente es la confianza y la fe que el receptor tiene en las palabras y acciones del comunicador. El nivel de la credibilidad que el receptor asigna la comunicador, a su vez, afecta directamente a como el receptor visualiza y reacciona con las palabras y acciones. La evaluación de los subordinados acerca del gerente afecta cómo visualiza la comunicación de ella. Vemos que todo lo realizado por el gerente es comunicación.
Problemas semánticos
La comunicación ha sido definida como la transmisión de información y entendimiento mediante el uso de símbolos comunes. No podemos transmitir entendimiento. Podemos meramente transmitir información en la forma de palabras, que son los símbolos comunes.
Dado que los diferentes grupos usan palabras en forma diferente, la comunicación puede ser frecuentemente impedida. Esto es especialmente verdadero con términos o frases técnicas o abstractas.
Podría acarrear un significativo negativo tales como Confianza, Ganancia y Facturas de Tesorería pueden significados concretos para contar con los ejecutivos pero ser sin significado para los cajeros.
Filtraje
Es un hecho común en la comunicación ascendente de las organizaciones, se refiere a la manipulación de la información para que el receptor lo perciba como positivo.
La razón par tal filtraje debiera ser clara, esto es la dirección que lleva el control de la información a la gerencia.
Lenguaje interno del grupo
Los grupos sociales, profesionales y ocupacionales frecuentemente desarrollan palabras y frases que tienen significado solo para los miembros. Tal lenguaje especial puede servir para varios propósitos especiales.
El uso del lenguaje grupal puede, sin embargo, resultar en severos quiebres de comunicación cuando las personas de afuera u otro grupos involucrados. La administración, en este caso, puede proveer capacitación de destrezas de comunicación.
Diferencia de estatus
Las organizaciones frecuentemente expresan sus rangos jerárquicos a través de una variedad de símbolos (títulos, oficinas, alfombras, etc.).
En un intento de utilizar su tiempo efectivamente, los supervisores muchas veces hacen que las barreras de estatus sean mas difíciles de sobrepasar.
El aislamiento respecto de la retroalimentación precisa es particularmente negativo a altos nivel de una organización.
Los ejecutivos de alto nivel frecuentemente también le conceden una importancia exagerada.
Algunas organizaciones están enfatizadas el estatus de la diferencia de poderes para incentivar la comunicación subordinado-supervisor más abiertamente.
Conducta proxémica
La proxémica crea una barrera de comunicación significativa cuando las conductas proxémicas del remitente y del receptor difieren.
La conducta proxémica conflictiva también puede afectar la percepción de cada individuo respecto del otro
Presiones de tiempo
La presión de tiempo presenta una barrea importante para la comunicación. Los gerentes no tienen tiempo para comunicarse frecuentemente con cada subordinado. Sin embargo las presiones de tiempo pueden frecuentemente llevar a problemas mas serios que este.”El cortocircuito” es una falla del sistema de comunicación formalmente prescrito que frecuentemente resulta de las presiones de tiempo.
En algunos casos, el ir por canales formales extremadamente costosos o incluso imposible desde un punto de vista practico.
Sobrecarga comunicacional
Una tarea vital a desempeñar por gerente es la toma de decisión. Uno de los factores necesarios en las decisiones efectivas en la información.
Debido a los avances, la dificultad no esta en la generación de información. En realidad, los gerentes frecuentemente se sienten cubiertos por un diluvio de información y datos.
EL SISTEMA DE COMUNICACIONES de Mahon
¿Cómo entiende Mahon que la comunicación debe ser para lograr la calidad total de una empresa?
Comunicarse no es algo simple para los hombres. No todas las personas tienen la habilidad de transmitir algo a otra y no todas son capaces reinterpretar claramente sin distorsiones.
Entre 2 personas que intentan comunicarse, suelen interponerse “barreras” que distorsionan la comunicación.
La empresa es un proceso permanente de comunicaciones. En ella existen comunicaciones internas y externas, ósea dentro y fuera de la empresa.
Para asegurar la calidad de las comunicaciones, tanto internas como externas, en las organizaciones se recurre a “herramientas apropiadas”.
Herramientas de comunicación externa:
Encuesta con clientes: La empresa necesita saber en primer lugar qué piensa el cliente de lo que la empresa le ofrece.
Encuesta de remuneraciones: Permite a la empresa comparar sus sueldos con los de otras empresas que componen el mercado de remuneraciones.
Herramientas de comunicación interna:
- Comunicación descendente: Para controlar la comunicación que desde el nivel de dirección se hace descender a los niveles inferiores. Son entre otras las siguientes:
* Manual operativo de comunicaciones: Este es un instrumento que prevé de que manera se deben hacer descender las comunicaciones.
* Periódicos y revistas: Permite a
* Manuales generales: A través de estos la empresa envía mensajes relativos al cuidado de la salud, a la prevención de accidentes, al tratamiento de situaciones de emergencia como incendios o accidentes, beneficios de la empresa, etc.
* Las pizarras de anuncios: Estas son exhibidores o carteleras colocadas en lugares estrategias del edifico que pueden ser vistas por todas la gente de la organización
- Comunicaciones ascendentes: Para que desde los niveles menores llegue información a los niveles de Dirección. Entre otras pueden mencionarse las siguientes:
* La encuesta moral: Es para medir la satisfacción con el trabajo.
* La encuesta de capacitación: Se utiliza para medir que tipo de capacitación resulta necesaria.
* Sugerencias: Las personas pueden depositar su sugerencia escrita respecto de aspectos que a su juicio debieran mejorarse
- Comunicación horizontal: Para producir un intercambio de comunicación “en un mismo nivel” aunque los interlocutores tengan distinto nivel. Estas son:
* Reuniones de trabajo: Es un hecho el cual participan varias personas de la empresa con el objetivo de tratar en grupo un determinado problema.
* Entrevista de trabajo: Es una herramienta de uso muy habitual en la relación laboral y de fuerte repercusión. Es muy importante dirigirla con la mayor profesionalidad que sea posible
* Calificación del rendimiento en el trabajo: Sirve para mejorar la comunicación jefe-colaborador. Consiste en calificar al empleado por su rendimiento a través de un formulario que contiene los factores a calificar.
Comunicarse no es algo simple para los hombres. No todas las personas tienen la habilidad de transmitir algo a otra y no todas son capaces reinterpretar claramente sin distorsiones.
Entre 2 personas que intentan comunicarse, suelen interponerse “barreras” que distorsionan la comunicación.
La empresa es un proceso permanente de comunicaciones. En ella existen comunicaciones internas y externas, ósea dentro y fuera de la empresa.
Para asegurar la calidad de las comunicaciones, tanto internas como externas, en las organizaciones se recurre a “herramientas apropiadas”.
Herramientas de comunicación externa:
Encuesta con clientes: La empresa necesita saber en primer lugar qué piensa el cliente de lo que la empresa le ofrece.
Encuesta de remuneraciones: Permite a la empresa comparar sus sueldos con los de otras empresas que componen el mercado de remuneraciones.
Herramientas de comunicación interna:
- Comunicación descendente: Para controlar la comunicación que desde el nivel de dirección se hace descender a los niveles inferiores. Son entre otras las siguientes:
* Manual operativo de comunicaciones: Este es un instrumento que prevé de que manera se deben hacer descender las comunicaciones.
* Periódicos y revistas: Permite a
* Manuales generales: A través de estos la empresa envía mensajes relativos al cuidado de la salud, a la prevención de accidentes, al tratamiento de situaciones de emergencia como incendios o accidentes, beneficios de la empresa, etc.
* Las pizarras de anuncios: Estas son exhibidores o carteleras colocadas en lugares estrategias del edifico que pueden ser vistas por todas la gente de la organización
- Comunicaciones ascendentes: Para que desde los niveles menores llegue información a los niveles de Dirección. Entre otras pueden mencionarse las siguientes:
* La encuesta moral: Es para medir la satisfacción con el trabajo.
* La encuesta de capacitación: Se utiliza para medir que tipo de capacitación resulta necesaria.
* Sugerencias: Las personas pueden depositar su sugerencia escrita respecto de aspectos que a su juicio debieran mejorarse
- Comunicación horizontal: Para producir un intercambio de comunicación “en un mismo nivel” aunque los interlocutores tengan distinto nivel. Estas son:
* Reuniones de trabajo: Es un hecho el cual participan varias personas de la empresa con el objetivo de tratar en grupo un determinado problema.
* Entrevista de trabajo: Es una herramienta de uso muy habitual en la relación laboral y de fuerte repercusión. Es muy importante dirigirla con la mayor profesionalidad que sea posible
* Calificación del rendimiento en el trabajo: Sirve para mejorar la comunicación jefe-colaborador. Consiste en calificar al empleado por su rendimiento a través de un formulario que contiene los factores a calificar.
